法律分析：1、先对合同进行编号处理（编号要按照一个标准进行）！2、归属于各个部门的合同应有相应部门管理！3、各部门负责人指派专人对合同进行整理、归档、备案。4、各部门自行备案后，并报人事行政部统一备案管理！5、公司需要某份合同时，可以先由人事行政部查询一下，然后再去有关部门调取文件。

法律依据：《中华人民共和国民法典》

第四百六十五条依法成立的合同，受法律保护。依法成立的合同，仅对当事人具有法律约束力，但是法律另有规定的除外。

第五百七十七条当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。

第五百七十八条当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行合同义务的，对方可以在履行期限届满前请求其承担违约责任。