资料来源公众号行政人资CLUB

2024年-行政板块-4/25（新）

一位行政主管，梳理的行政工作模型

15年行政总监 ---打造行政业务模型屋罗盘，对行政服务类内容进行梳理，对行政专业模型进行梳理，对行政业务交叉模块内容进行梳理，是非常专业的行政业务模型体系

行政业务工作梳理

行政工作业务可以从以下几个方面进行梳理和树立：

一、明确行政工作的定位和目标

1. 理解行政工作在企业中的角色

行政工作是企业运转的支持和保障部门，负责协调各方资源，确保企业日常运营的顺畅。

扮演着后勤服务、信息传递、政策执行、文化建设等多重角色。

2. 确定行政工作的目标

提高工作效率：通过优化流程、提供便利的办公条件等方式，减少员工在非核心业务上的时间消耗。

提升员工满意度：关注员工需求，提供舒适的工作环境和贴心的服务。

促进企业形象建设：从办公环境布置、接待来访等方面展现企业的专业形象和良好文化。

二、梳理行政工作的主要业务模块

1. 办公管理

办公空间规划与维护：包括办公室布局设计、装修管理、家具设备的采购与维护等。

办公用品管理：制定采购计划、库存管理、发放与回收，确保办公用品的充足供应且不浪费。

设备设施管理：对办公设备（如电脑、打印机、复印机等）、电器设备（如空调、照明等）进行维护保养和维修管理。

2. 后勤保障

员工福利管理：如餐饮补贴、节日礼品、健康体检等福利的策划与实施。

车辆管理：包括车辆的调配、保养、维修以及司机的管理。

环境卫生管理：办公区域的清洁、绿化维护，确保工作环境整洁舒适。

安全管理：制定安全制度、进行安全培训、组织安全检查，防范安全事故发生。

3. 文档与信息管理

文件管理：文件的收发、登记、归档、借阅等，确保文件的安全和有序。

会议管理：会议的组织安排、会议记录的整理与分发。

信息传递：及时传达企业内部的通知、公告等信息，确保信息畅通。

4. 人力资源协助

招聘支持：协助人力资源部门进行招聘工作，如发布招聘信息、安排面试场地等。

员工培训与发展支持：协助组织内部培训课程、安排培训场地等。

员工关系维护：参与组织员工活动，促进员工之间的交流与合作。

5. 对外联络与接待

来访接待：负责接待来访客人，包括安排行程、会议室预订、餐饮安排等。

对外联络：与政府部门、合作伙伴、社区等进行沟通与协调，维护良好的外部关系。

三、建立规范的工作流程和制度

1. 制定工作流程

针对每个业务模块，制定详细的工作流程，明确各个环节的操作步骤和责任人。

例如办公用品采购流程可以包括需求申请、审批、采购、验收、入库、发放等环节。

2. 建立制度体系

考勤制度：规范员工的出勤时间和请假流程。

费用报销制度：明确费用报销的标准和流程。

保密制度：保护企业的商业秘密和敏感信息。

3. 持续优化流程和制度

定期对工作流程和制度进行评估，根据实际情况进行调整和优化。

收集员工的反馈意见，及时解决流程和制度中存在的问题。

四、提升行政团队的能力和素质

1. 培训与学习

组织内部培训，提高行政人员的专业技能，如办公软件操作、沟通技巧、项目管理等。

鼓励行政人员参加外部培训课程和研讨会，了解行业最新动态和先进经验。

2. 团队建设

定期组织团队活动，增强团队凝聚力和协作能力。

建立良好的沟通机制，鼓励团队成员之间的交流与分享。

3. 绩效考核

制定科学合理的绩效考核指标，对行政人员的工作表现进行评估。

根据考核结果进行奖励和激励，激发行政人员的工作积极性和创造力。

五、利用科技手段提升行政工作效率

1. 办公自动化系统

引入办公自动化软件，实现文件管理、审批流程、会议安排等工作的自动化。

提高工作效率，减少人为错误。

2. 智能设备应用

使用智能办公设备，如智能门禁系统、智能打印机等，提高办公的便利性和安全性。

3. 数据分析与决策支持

收集和分析行政工作的数据，如办公用品消耗、费用支出等，为决策提供依据。

通过数据分析发现问题和优化空间，不断提升行政工作的质量和效益。