一、专业能力方面

办公软件操作技能熟练掌握文字处理软件（如 Microsoft Word）是基本要求。女秘书需要能够高效地撰写、编辑各种商务文件，包括会议纪要、商务报告、合同草案等。例如，在记录会议内容时，能够快速准确地录入要点，并且合理地排版，使会议纪要清晰易读。精通电子表格软件（如 Excel）也非常关键。这包括制作预算表格、数据分析报表等。比如，当公司需要分析销售数据时，秘书要能够熟练运用函数进行数据计算、排序和筛选，为总裁提供直观的数据图表。熟练使用演示文稿软件（如 PowerPoint）用于制作商务演示文稿。秘书应当具备良好的设计审美，能够制作出简洁明了、重点突出的幻灯片，以协助总裁在各种商务场合进行有效展示。

语言能力优秀的书面语言表达能力至关重要。女秘书撰写的文件要语言规范、措辞恰当、逻辑清晰。无论是对内的工作通知还是对外的商务信函，都需要体现公司的专业形象。良好的口头语言能力也不可或缺。这包括标准的普通话发音，以及能够流利地与客户、合作伙伴进行沟通。如果公司有国际业务，还需要具备良好的外语能力，如英语或者其他相关外语。例如，能够熟练地用外语接听国际客户的电话，进行商务预约和基本的业务洽谈。

组织协调能力善于安排会议是女秘书的重要职责之一。这包括确定会议时间、地点，协调参会人员的日程安排，准备会议资料等。例如，在组织一场大型高层会议时，秘书要能够综合考虑各位领导的时间，选择最合适的会议时段，并且提前将会议议程和相关资料发送给参会人员。能够有效安排差旅也是关键。包括预订机票、酒店，安排交通工具和行程等。秘书需要考虑各种细节，如航班的起降时间、酒店与会议地点的距离等，确保总裁的差旅顺利。对公司内部资源的协调能力也很重要。例如，当不同部门需要使用会议室等共享资源时，秘书要能够公平合理地进行分配和协调。

时间管理能力能够帮助总裁合理安排日程是女秘书的核心任务之一。她需要根据工作的优先级和紧急程度，为总裁制定详细的日程表。例如，对于重要的商务谈判和紧急的内部会议，要合理分配时间，避免时间冲突。女秘书自己也要有良好的时间管理习惯。能够高效地完成自己的工作任务，如文件处理、信息收集等，而不是拖延导致工作积压，影响总裁的工作效率。

二、个人素养方面

忠诚度和保密性总裁通常希望女秘书对公司和自己高度忠诚。女秘书会接触到公司的大量机密信息，包括商业机密、高层决策等。她必须严格遵守保密原则，不泄露任何敏感信息。例如，对于公司尚未发布的新产品信息或者战略规划，要做到守口如瓶。

责任心对工作认真负责是基本要求。女秘书要对自己的每一项工作任务负责到底，无论是文件的传递还是信息的转达。如果出现错误，要勇于承担责任并及时纠正。比如，在安排重要会议时，要反复核对信息，确保会议的顺利进行，一旦发现可能出现的问题，要积极主动地解决。

情绪稳定性在高压的工作环境下，女秘书要保持情绪稳定。例如，面对紧急的工作任务或者总裁的批评，能够冷静应对，而不是情绪失控。稳定的情绪有助于保持工作的连续性和高效性，同时也能给周围的人带来积极的影响。

亲和力和团队合作精神女秘书通常是公司内外沟通的桥梁，需要有良好的亲和力。在与同事、客户交往过程中，要能够热情友好地对待他人，建立良好的人际关系。例如，在接待来访客户时，能够用亲切的笑容和礼貌的语言让客户感受到公司的温暖。具有团队合作精神也很重要。女秘书要与公司的其他部门密切配合，如行政部门、财务部门等。在组织公司活动或者处理跨部门事务时，要能够积极协调各方，发挥团队成员的优势。

三、形象气质方面

仪表仪态女秘书的着装应该符合公司的文化和商务场合的要求。通常要求穿着得体、整洁大方，避免过于随意或者暴露的服装。例如，在正式的商务场合，应该选择套装等职业装。良好的仪态也很重要。包括站姿、坐姿端正，走路姿势优雅。在与他人交往过程中，眼神自信、举止大方，展现出公司的良好形象。

气质修养女秘书应该具有良好的气质修养，这体现在言行举止上。说话要文明礼貌，语速适中，语气柔和。例如，在接听电话时，能够用礼貌的语言和温和的语气询问对方的需求，给来电者留下良好的印象。同时，要有一定的文化素养，能够在各种商务场合应对自如。