惊呆！订一个会议室要打4个电话！和好久没见的石家庄老同学聊天，问他最近在忙什么。他长叹一声，说在忙流程，然后就开始“倒苦水”。他说在筹备一个单位内部会议，但是定个会议室竟然要打4个电话。首先得联系负责会议室预订管理的部门，告知预订的时间、参会人数等基本信息，这只是一场繁琐流程的“开场仪式”。然后还得给负责摆桌牌和茶水供应的部门打电话，提醒他们到时候准备好茶水、按参会人员摆桌牌。如果会议需要使用话筒、投影等设备，又得联系设备管理部门，确保设备能正常使用。要是在夏季、冬天，空调设备还得再打一通电话。就这么一个定会议室的事儿，要和这么多部门沟通，简直是把简单的事情复杂化！就像在迷宫里绕来绕去，每一个部门就像迷宫里的一个关卡，要逐个突破才能完成会议室的预订。繁琐 打这么多电话本身就很耗时，从查找各个部门的联系电话，到拨通电话后详细说明情况，每一通电话可能都需要花费几分钟到十几分钟不等。这对于忙碌的会议组织者来说，是一种时间和精力的双重消耗。朋友本来可以用这些时间去准备会议资料或者做其他重要的工作，结果却浪费在这些沟通协调上。这就好比本来要跑步前进，却被无数的小石子绊倒，只能缓慢前行。流程 这种分工明确的方式，在一定程度上保证了每个环节都有专业的人员负责 。但是，由于涉及多个部门，在信息传递过程中很容易出现失误。可能在跟一个部门沟通时确定了某一事项，但是没有及时同步给其他相关部门。比如跟会议室管理部门确定了会议室的使用时间，但是忘记告知设备管理部门，结果设备管理部门在这个时间段安排了其设备维护工作，导致设备无法正常使用。 每多一个沟通环节，就增加了一层不确定性和延迟的可能性。如果有紧急会议需要临时预订会议室，按照这种流程，可能会因为联系部门过多而错过最佳的预订时间。 能有什么破解的方法吗？我看还是某地搞过体验式活动管用，让主管领导去体验外卖员的一天，让制度制定者去窗口真正办一次事。亲自体验一下这其中的酸甜苦辣，对不合理的流程进行再造，真正提高工作效率！