职场人必备技能之——如何做好会议记录?(下)

职场大师哥 2020-04-17 11:54:17

四、会议后的消化学习

每一次会议都是一次学习的过程,无论是获取有用的信息,还是提升自己的个人能力。

我们思想上要重视每一次会议,不要觉得自己是“非关键参会人”或者不发言就放松意识,完全可以利用会议来学习,来看看别人是怎么讲话的,是怎么布置工作的,同时思考如果是自己在主持会议、如果是自己在发言会怎么做。

一般会议由不同单位或部门参会,参会人代表不同立场、不同专业角度发言,有很多有用的信息——可能与本次会议无太大关联的信息,特别是一些经验数据、处理问题的思路、办事流程等等,均可记录在单独的一页,会后学习消化。

一些会议上级领导会传达文件精神,或者将上上级领导近期全局性的工作进行传达。这种会议信息量大,对指导今后一个阶段的工作有很大意义,对近期自已负责或分管的工作能梳理出重点来。确保工作与上级领导抓的重点一致,不致于做无用功,也不会“费力不讨好”。

对于这些会议,会上要认真听,认真记,多记几个字比少记几个字好,会后要花时间进行消化。有些管理者会后把笔记本放到一边,或者因为其他工作耽误了,没有花时间学习,结果就是要么全忘了,要么只是将自己在意的工作记住,对全局性的、发展性的、计划性的工作没放在心上。

这样做的问题是很多的,比如不知道其他单位或部门的工作进展,不能保持同步;或者不能紧跟上级领导的步伐,容易走偏;或者不能准确理解和执行任务。那么我们应该怎么去消化会议内容呢?

第一,可以结合笔记回忆会议内容,确保内容完整无遗漏。确实记不住的,要跟其他同事询问,全面掌握会议精神。可能有些人说,为什么不等会议纪要出来之后再看呢,其实会议纪要只会记载主要内容、结论性内容,不会记那么全面。

第二,要确保真的理解了会议内容。领导在讲话中说的一些问题,对某些全局性的工作,如果不清楚的,要查找相关资料弄懂。

第三,要结合其他信息对会议内容深化。在同一组织内,多个事物发展有相关性,这个会议的精神和那个会议的内容,这件事与那件事之间都有关联。通过这样的思考能逐渐明析以前未理解的工作内容。

第四,关键让自己提高。这个提高分两个层面,一方面自己在组织中掌握更多的信息,有利于更快、更准确理解领导安排的一些工作的意图,不至于每次领导安排都懵圈。这种信息的掌握其实也会增加自己工作的自信心,在与下级交谈中掌握更多信息不对称的主动权,在与上级交谈中显得反应更灵敏、所谓“领悟能力更强”。

第二个方面让自己的工作能力确实提高了。对会议记录的整理和消化,其实是一种学习的过程,掌握领导讲话的层次性、结构性、艺术性等等,并且学以致用,自己也可以使用。

五、会议记录的长期管理

第一,保存好你的笔记本。我在工作中保存了多年的笔记本,可以说一个也没落下。这些笔记本就是我工作经历的见证。有些管理者说,工作换得太频繁,或者工作场地、工作岗位等等,不适宜于记笔记、保存笔记本。对此我是完全不赞同的,这其实是一种工作习惯的养成。

有时候开会,我经常看到有些人拿张白纸就开始记——这还算好的,有些干脆不记,或者带来笔记本但开完全什么也没记。我觉得这是最大的浪费,学习机会的浪费,时间的浪费。

第二,我还定期将会议目录进行整理成电子版,便于查阅。比如在划分某项工作的责任者、理解某些重要工作的上级精神时,及时搜索到相关的会议内容很有帮助。这些都是提高自己工作效率的方法。

六、写在最后

会议记录,最关键是一个字“勤”。会前勤于思考和准备,会中勤于聆听和记录,会后勤于学习与传达。

世界上的事情,最怕“认真”二字。对于职场人来讲,会议是绕不过去的事情,认真准备、认真记录、认真总结,才是对工作、对时间、对自己的尊重。

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