项目管理软件是一种专门用于帮助项目团队计划、组织、执行、控制和收尾项目的工具。为什么越来越多企业选择使用项目管理软件？使用项目管理软件主要有以下几个重要原因：

一、提升工作效率

1、任务管理更有序

项目管理软件可以帮助用户清晰地列出所有任务。将复杂的软件开发项目分解为一个个具体的任务。

以进度猫为例，它通过甘特图直观地展示任务进度。团队成员可以直接在图上看到任务的先后顺序和时间安排，当一个任务的前置任务完成后，相关人员可以立即开展后续任务，大大减少了任务衔接过程中的时间浪费。

每个任务都设置详细的属性，包括任务优先级、预计完成时间等。让团队成员清楚地知道自己需要先做什么、后做什么，避免任务混乱和无序的情况。

2、资源规划更精准

对于人力资源，软件可以根据任务的工作量和人员的技能、时间安排，合理分配人员到各个任务中。例如，在一个广告策划项目中，擅长创意设计的人员被分配到广告创意构思任务，而擅长市场调研的人员则负责市场数据收集工作。

在物力资源方面，如设备、材料等资源的分配也能得到有效管理。以制造业项目为例，项目管理软件可以根据生产任务的进度安排原材料的采购和设备的使用时间，确保资源的合理利用，减少浪费和闲置。

二、增强团队协作

1、信息共享及时准确

团队成员可以在项目管理软件中实时共享项目相关的信息。例如，在进度猫中，所有的项目文档、文件、都可以上传到进度猫的文件中。成员可以随时访问这些信息，确保每个人都能获取最新的项目进展、需求变更等内容，避免因为信息不及时或不准确而导致的工作失误。

2、沟通协作更便捷

大部分项目管理软件都内置了沟通功能。例如，提供实时协作功能，团队成员可以在任务界面直接进行讨论，提出问题、分享想法。这种沟通方式比传统的邮件沟通更加高效，因为所有的沟通内容都与具体的任务相关联，方便成员回顾和查看。

3、责任明确，减少推诿

项目管理软件能够清晰地记录每个任务的负责人。例如，在进度猫中，任务分配后，每个任务旁边都有对应的负责人名字。这样一来，在项目出现问题时，可以快速定位责任主体，减少团队成员之间相互推诿责任的情况，有助于营造积极向上的团队协作氛围。

三、有效控制项目进度

1、进度监控直观精准

软件提供的可视化工具（如甘特图、看板等）可以直观地展示项目进度。看板视图可以让管理者一眼看到每个任务处于什么阶段，是未开始、进行中还是已完成。对于进度滞后的任务，可以及时采取措施进行调整，如增加资源、调整任务优先级等。

2、质量控制有工具支持

部分项目管理软件提供质量控制相关的功能。例如，在有的软件开发项目中，可以记录和跟踪软件缺陷。测试人员发现问题后，可以在软件中详细记录缺陷的类型、严重程度、出现的位置等信息，开发人员可以根据这些记录及时修复缺陷，并且可以通过软件跟踪缺陷的修复进度，确保项目的质量符合要求。