资料来源公众号行政人资CLUB

2024年-补充258

通用版年会策划方案

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年会策划核心步骤

一、明确目标与主题

公司战略与员工期望结合：与高层沟通了解公司战略，通过调研收集员工期望，据此构思契合公司发展且员工感兴趣的年会主题，如“科技引领，创新无限——[公司名称]年会盛典”（科技企业专注创新突破的示例）。

二、确定时间与地点

时间选择：考虑公司业务周期和节假日，避开繁忙时段和重要节日前后，参考过往年会及员工反馈，选择方便员工参加且利于筹备的时间，如年末或年初。

地点筛选：根据年会规模和预算选场地，注重地理位置和交通便利性，实地考察环境、设施（如装修、音响、舞台、餐饮等），确保场地符合要求。

三、制定预算

明细分类与额度设定：将费用分场地租赁、餐饮、节目表演、奖品礼品、舞台布置等明细，预留弹性预算应对突发情况，根据公司财务状况和年会需求设总预算额度，与领导沟通并向相关人员明确限制。

成本控制：采购时多方比价选优，合理规划资源避免浪费，如场地布置利用现有资源、餐饮按人数精准计算，定期监控分析费用支出，建立报告制度确保在预算内进行。

四、策划节目与活动

节目规划：结合主题和员工兴趣规划歌舞、小品、乐器演奏等多样节目，鼓励员工参与，提前征集并给予排练时间。

互动游戏设计：设计与公司文化和业务知识相关的团队、竞技、问答等游戏，准备道具和奖品，制定合理规则和流程。

抽奖环节设置：确定抽奖方式和奖品等级，如幸运大抽奖、部门抽奖等，制定公平公正的规则和流程，提前准备奖品展示和颁发环节。

五、安排人员分工

核心团队组建：成立包括总策划、导演、主持人、后勤保障和财务负责人等的核心团队，明确各自职责，总策划统筹，导演指导节目，主持人把控现场，后勤保障负责场地物资等，财务管预算资金。

部门协作分工：将任务分解到各部门，如人力负责节目征集和表彰评选，市场负责宣传和赞助商洽谈等，建立沟通协调机制定期开会解决问题。

志愿者招募与培训：根据需要招募志愿者，培训其年会流程、礼仪、安全等知识，提高服务意识和能力。

六、准备物资与场地布置

物资清单制定：按年会需求列舞台道具、音响设备、服装、奖品、食品等物资清单，分类整理明确采购渠道、时间和预算。

物资采购与租赁：依清单和预算选正规供应商采购和租赁，提前下单特殊和定制物资，到货后验收入库管理发放。

场地布置规划与实施：据主题和活动内容制定场地布置方案，包括舞台、观众区、通道等，注重风格契合和细节处理，布置完成后检查验收。

七、进行宣传推广

内部宣传：通过内部邮件、办公系统、微信群、宣传栏等发通知、邀请函、信息等，制作海报和视频张贴播放，组织部门负责人宣传，解答疑问。

外部宣传与合作：邀请合作伙伴等参加，在官网和社交媒体发布信息，与媒体或协会合作争取报道，扩大影响力树立形象。

八、彩排与演练

节目彩排：正式前多次彩排，按类型和顺序排时间表，导演指导改进，注意安全和现场管理。

整体流程演练：节目彩排基础上进行全流程演练，检验环节衔接、时间安排和人员配合，邀请员工或嘉宾提意见，记录总结经验。

九、现场执行与管理

人员签到与入场引导：现场设签到区核对信息发资料礼品，礼仪人员引导入场就座维持秩序。

节目表演与流程控制：按节目单和流程表演，主持人把握节奏，工作人员保障舞台、音响、灯光等效果，处理突发情况。

互动环节组织：有序组织游戏和抽奖，确保公平有趣，调动气氛。

餐饮服务管理：按预定安排餐饮供应，保证质量和卫生，及时处理问题。

安全与秩序维护：安排专人负责安全，检查场地设施，制定应急预案处理突发安全事件，维护现场秩序。

会后清理与总结：年会结束后清理场地，归还租赁设备物资，组织总结会议评估效果，收集意见建议为今后年会改进提供参考。