备用金是企业拨付给企业内部用款单位或职工个人作为零星开支的备用款项。备用金的账务处理根据其管理方式的不同有所区别，主要有定额备用金制和非定额备用金制两种。

定额备用金制

企业根据核定的备用金定额，一次性拨付给相关部门或员工备用金时，

借：其他应收款——备用金（××部门或个人）

贷：现金（或银行存款）

例如，企业为销售部门核定的备用金定额为5000元，以现金形式拨付时，

借：其他应收款——备用金（销售部门）5000

贷：现金5000

使用备用金的部门或员工持相关费用凭证到财务部门报销，财务部门审核无误后，根据报销金额补足备用金定额。

借：销售费用（或管理费用等相关费用科目）

贷：现金（或银行存款）

假设销售部门报销差旅费3000元，以现金补足备用金定额，

借：销售费用——差旅费3000

贷：现金3000

当企业决定收回备用金时，如部门或员工不再需要备用金，或需要调整备用金定额等情况，

借：现金（或银行存款）

贷：其他应收款——备用金（××部门或个人）

若企业收回销售部门的备用金5000元，

借：现金5000

贷：其他应收款——备用金（销售部门）5000

非定额备用金制

企业根据实际需要拨付备用金给相关部门或员工时，

借：其他应收款——备用金（××部门或个人）

贷：现金（或银行存款）

例如，企业为采购人员拨付备用金2000元用于采购零星物资，以银行存款支付，

借：其他应收款——备用金（采购人员）2000

贷：银行存款2000

使用备用金的部门或员工在完成业务后，持相关费用凭证到财务部门报销，财务部门审核无误后，根据报销金额冲减备用金。若报销金额小于备用金余额，多余部分应退回；若报销金额大于备用金余额，应补足差额。

报销金额小于备用金余额，如采购人员报销1500元，退回现金500元，

借：原材料（或库存商品等相关科目）1500

现金500

贷：其他应收款——备用金（采购人员）2000

报销金额大于备用金余额，如采购人员报销2500元，需补付现金500元，

借：原材料（或库存商品等相关科目）2500

贷：其他应收款——备用金（采购人员）2000

现金500