职场管理者的一天——如何分配和优化你的时间?

职场大师哥 2020-06-25 18:31:20

梳理一下自己每天的工作时间是怎么渡过的,每个时段都做了哪些事情?哪一些是要坚持的好习惯,哪一些是需要改进的?千万不要把习以为常视为理所当然,越是每天都要做的日常性工作,越是要适时停下来思考改进和优化的可能。比如,有没有更好的方法?能不能与其它工作的先后调整?

所以要在每天安排一点时间来想一想,我要怎么做才能做得更好,不要让工作塞满你的所有时间。比如我现在梳理一下自己的情况,看有哪些地方可以优化的:

一、通勤路上

从早上出发上班到下班回到家,一共12小时。早上出发时进入工作状态,路上有两种选择,当天有重要活动或工作时会先做一些准备性的思考;也可以听听最新的资讯,特别是财经类资讯,了解一下当前时事和趋势。二、到公司后的准备

到公司后一般还没有上班,这时候可以做些工作上的准备,最重要的就是梳理一下当天的工作情况。我的习惯是建立一个工作清单,基本上每天更新,可能加入新的工作,也会划掉完成的工作,重要的工作会着重打上标记。也会在清单后面写上最新的进展,谁在负责等等。

梳理工作清单,可以让自己知道有哪些工作要做,哪些是最重要的,今天要着重做哪些事情。从管理的角度上讲,一个工作清单就涵盖了范围管理、计划管理、过程控制等,实际作用很大。

事实上,我在每周末上班前一天的晚上,会抽出时间来理出所管理工作的“每周重点工作”。因为我是执行层,公司战略、年度计划早已分解到我这里,我的任务就是分解到每月、每周,确保能提纲挈领抓住分管工作的要害并与公司战略保持一致。

三、工作时间

(一)传达任务

上班后,如果是周一,我会把相关部门负责人约来开个早会,把一周的重点工作梳理出来,然后发布到工作里,让所有成员知道我们本周的工作重点在哪里、是谁在负责。

(二)沟通进展

我也会根据梳理出来的工作,与相关人员沟通进展和遇到的问题。管理者的重要原则之一,就是把任务分解下去让别人动起来,不能把事情握在自己这里,一定要分解出去。

和工作责任人的沟通,我有一个原则就是要走出去,到他的岗位上去和他沟通,不要轻易打断别人的工作进程——一般情况下我不会把他们请到我办公室里来。

(三)与各方的协调

其次,我要找出必须由自己亲自去做的事情,比如给领导汇报,和外部相关人员协调等等。管理者推进工作必须借助领导的支持——这和技术人员有所不同。某种意义上讲,领导和外部相关人员其实是重要的资源,需要你去保持资源的可用性并且以此为下属服务。

(四)会议管理

职场人士参加会议、主持会议是重要内容之一,所以参好会、开好会是有讲究的。我以前专门写有文章进行总结,在此不赘述。

有一点必须要说明,我会尽最大可能在上午开会前把需要交由下属的任务安排好——我“绝不允许”下属比我轻松——不能让管理者自己一个人干,要让大家都动起来。如果上班就要开会,我会尽量在早餐时或者梳理工作清单时通过电话安排好工作——这也说明工作清单真的很有用。

(五)处理文件

批文件,跟踪文件办理情况,这个我也专门总结过,在此略去。管理者也必须亲自修改一些文件,特别是向上级、外部单位联系的文件,很多时候文件反映一个团队的水平。所以管理者要亲自修改一些文件,把自己的想法加进去。

对于在处理文件中发现的,必须要自己跟踪的工作,我会请人复印下来,并适时地在工作清单中加上一条——然后迅速地传达下去。

(六)检查现场

对施工现场的检查也是我的重要工作之一。现场检查我一般会请相关负责人与我一起,每周必看一到两次。特别是一些涉及现场的重要会议之前,我都会亲自去现场先了解情况,以便在安排或者向领导汇报工作时讲得清楚。

四、下班前的半小时

这是很重要的半小时,我会对照工作清单检查当天工作的进展情况并做一些记录和更新。处理一些没有来得及的文件等等。

五、下班后

坦诚的讲,下班后我并不想再加班,所以我尽最大力量在工作时间内完成我的工作——哪怕要付出高度的精力与体力,当然还有智力——因为我会思考更好的方法和工作。

下班后的时间给生活,也给学习。不工作不等于不思考,更不是用来喝酒打牌的——相信年轻人在许多年以后会明白这一点。下班后的时间是用来成长与进步的。简单重复的工作不会让你进步,只会让你循环往复。上班期间的经历——只有经过思考、总结之后,才会形成经验,再结合学习找出其中的规律,或者激发内心的觉醒后,才会真正的成长。

六、每个人的情况并不一样

当然,这是我个人的情况,可能每个管理者的情况并不一样,因为行业、企业和岗位不一样。但是,如果把工作简单的分为不同的模块,总是可以找出相同的模块来——比如上班路上、工作准备、会议管理、沟通与协调、文件管理等等。处理这些工作的方法和思路是可以借鉴的,这也正是我分享的目的。

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