最近有同行的朋友向我求助，其公司人员流动频繁，每月入职、离职人员有百十人，在员工入职签订劳动合同，离职开具离职证明时，手工录入人员信息，不但费时费力，而且一不留神就会填错！

有没有好的办法，能自动生成劳动合同和离职证明？

我的推荐就是WORD中的邮件合并功能。

图1 使用邮件合并制作的员工离职证明‍

‍开具离职证明使用效果如上图，可以通过筛选选择批量打印所有人，或者几人的证明，也可以直接筛选某一个人证明。

今天以开具离职证明为例，也给大家介绍下邮件合并功能。

一 邮件合并的概念、作用与使用场景

邮件合并，简单来说，就是在Word 中先建立一个包含所有文件共有内容的主文档，以及一个包含变化信息的数据源文件（如 Excel 表格等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入数据源中变化的信息。合成后的文件，用户可以保存为 Word 文档，打印出来，或者以邮件形式发出去。

邮件合并的主要作用就是节省大量重复性的文档编辑工作，让用户能够快速、准确地生成大量个性化的文档。

邮件合并是一个功能强大的工具，可以在很多场景中提高工作效率和准确性：批量制作商务邀请函、邮件和询证函及物品标签，自动生成劳动合同、体检介绍信、离职证明，批量制作员工档案、工牌、证书、奖状、会议台签，批量制作准考证、考试成绩通知单等等。

二、邮件合并前的准备工作

1.创建主文档

主文档是邮件合并的基础，它包含了所有文档共有的内容和格式。本案例就是固定格式的【离职证明-模板】文档。

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图2 【离职证明-模板】内容   ‍

但是现在主文档中需要填写信息的横线过长，实际只需要保留两个空格键长度即可，因为在邮件合并插入合并域后，横线会根据插入的字符长度自动增加长度。

2.制作规范的数据源

数据源是邮件合并中变化的信息来源，常见的数据源有 Excel 工作表、Access 文件等。本案例中，我们需要根据开具离职证明所需要的信息，就是证明中划横线的地方，在Excel中制作【离职人员登记表】。

制作数据源表格时一定要做到：数据源表必须是规范的数据库表，即表格第一行必须是字段名信息，表中不能有合并单元格。

数据源表中的信息，至少要包含主文档中的所有信息。本案例中，主文档【离职证明-模板】中需要填写的入职日期、劳动合同开始日期、结束日期，都是将年月日分开，分别填到横线上。为了保持主文档格式，需要在【离职人员登记表】添加辅助列，使用公式将三个日期的年月日分别提取出来，填入L1-W1单元格。

数据源中的数据格式要与主文档中插入合并域的格式一致。本案例中，主文档【离职证明-模板】中员工确认的【日期：】，要求是文本格式，XXXX年X月X日，而数据源中对应的【员工确认日期】是日期格式。邮件合并后日期显示为，所以需要在excel中添加辅助列【员工确认日期-文本格式】，使用text函数将日期转化为文本。

三 邮件合并操作步骤

①打开邮件合并向导：打开主文档，依次点击【邮件】选项卡—【开始邮件合并】按钮。

②选择文档类型：选择要创建的文档类型，这里选择【普通word文档】。

③选择收件人：这一步是关键，选择【使用现有列表】，找到之前制作的【离职人员登记表】，并在弹出的【选择表格】对话框中选择要使用的sheet。

⑤预览邮件合并结果：点击“邮件合并向导”中的“预览结果”按钮，可以查看邮件合并后的效果。如果发现有错误或需要修改的地方，可以返回前面的步骤进行调整。

图6 邮件合并操作步骤⑥完成并合并

⑥完成邮件合并：预览无误后，点击“完成并合并”按钮，然后选择要合并邮件的方式：“打印文档”“发送电子邮件”或“编辑单个文档”等。

如果选择“打印文档”，则可以打印出包含所有收件人信息的文档；如果选择“发送电子邮件”，则可以将邮件发送给所有收件人；如果选择“编辑单个文档”，则可以生成一个包含所有合并结果的新 Word 文档，方便进一步编辑和保存。

邮件合并完成后，保存并关闭文档。

四 在邮件合并中筛选数据

通常情况下，我们只想打印某一个人或几个人的离职证明，则需要在选择数据源文件之后或者在【完成并合并】之前，打开【编辑收件人列表】对话框，选择【筛选】，选择【域】选项，设置筛选条件，只选择符合条件的人员。

五 邮件合并完成后，下次如何使用

如有新的离职人员需要开具离职证明，首先在数据源【离职人员登记表】登记人员信息。然后保存关闭表格。

图8 邮件合并完成后，再次打开文档时的提示

关闭数据源后，打开已经进行邮件合并的Word文档，出现如图9提示，选择【是】，然后按照本文第四条讲解，进行数据筛选与打印即可。

学会了邮件合并的基本操作，能帮你解决工作中80%的类似自动批量生成固定模板格式的文档。如果需要插入照片或者类似制作个人简历时每个人的工作经历记录条数不一致等情况，邮件合并也能实现，不过设置稍复杂些。

今天要分享的内容就这些了，喜欢的朋友记得点赞、转发。如果你有不明白的地方或者需要进一步的帮助，欢迎在评论区留言。