清代各衙门的公文制式,以及官员用印的各种规定

左都御史有料 2023-09-10 09:22:00

有读者留言,让御史写一篇关于清代的公文和官员用印方面的文章。官员行文以及用印的史料并不多,但本着有问必答的原则,御史还是查了不少的资料,如有不足之处还请诸位扶正。

清代文官行文的基本原则

清代对在京在外各衙门的文书有统一的规定,必须依制而用,即所谓的“凡官文书,上行下行平行,各别有制。”

上行,是指低品级衙门向高品级衙门行文;下行,是指上级部门向下级部门行文;平行,是指同品级衙门之间的公文来往。

例如,在京各部院行文宗人府用“咨呈”,宗人府行各部院用“咨”,这是因为宗人府的等级比各部院略高,但它们之间又不是严格意义上的上下级关系,故而在行文上只有略微的差别。

再如,六部行文寺、监用“札”,六部是从一品衙门,而各寺、监多为三四品,等级差别较大,故而采用正常的上级行文下级的通用格式;各寺、监行文六部用“咨呈”,从字面意思上也不难看出,这是下级向上级,或是低等级向高等级衙门汇报的意思。

比较特殊的是都察院和六科,明代时这两个机构是单独的,雍正时期实行科道合一,将六科并入都察院,所以六科成了都察院下属的一个机构。

但是六科的地位向来很重要,所以行文都察院的时候不用“咨呈”而用“呈文”,呈文和咨呈差别不是太大,字里行间少了点卑谦的意思。

同理,各省督抚与六部虽然名义上也有上下级关系,但因督抚例兼兵部和都察院衔,名义上也是属于部院“堂官”,所以督抚行六部也用“呈文”。

清代公文中,最重要的当属官员向皇帝行文,主要分为“题”和“奏两种形式”,具体为:

内外大小公事皆用题本,本身私事皆用奏折。如有应题而奏,应奏而题者,俱罚俸三个月。

除了题、奏不能混淆外,在具体的书写格式上也不能出现任何错误,否则就要面临严厉的处罚。处罚内容很多,根据《大清会典》的记载,处罚内容如下:

1、题奏事件应密封而不密,不应密封而密者,俱罚俸六个月;

2、本内错写衔名,或字画有误,或从旁添注,俱罚俸一个月;

3、题奏事件如只图省便,将官名、地名简称,以及列衔列名不符体制者,俱罚俸三个月;

4、抬头错误者,司官罚俸三个月,堂官罚俸一个月;缮写潦草者,司官罚俸三个月;翻译错误者,笔帖式罚俸两个月;

5、本章被墨染或破损者,罚俸一个月;本内挖补年月者,罚俸六个月。

等等……

官员向皇帝上题本、奏本,是一件十分严肃的事情,从中体现出了皇权至上的原则。

按制式用印

印信象征着权力和威严,也是封建国家机关之间行政指挥活动的工具。清代的印信制度最为严格,对提高国家机构的行政效率也有重要的意义。

各衙门官印的材质、印纽、尺寸、文字、文体根据等级都有详细的规定,具体的御史就不罗列了,之前的文章中有重点讲过。

各衙门都有指定的收掌人,收掌人不得随意将印信交于他人,他人也不得擅自收掌。

例如,各省布政司经历、按察司经历、盐运司经历、府经历等官印悉归经历自行收掌,如该上司擅将经历印信收掌自用,那么就要受到降一级调用的处罚。

遗失印信属于严重的失职行为,地方各官官印不管是在衙门里还是官员的家里存储,只要是被窃贼盗走,那么官员就要被革职。如果官印遗失后,能自行拿获,那么可以减轻处分,但最低也是降一级调用。

在京各衙署的堂印管理则更加严格,每月由四名司官轮流监用,用印之时也是特殊要求:

每一月专派满、汉司官四员,按日挨次轮流监用堂印。每日笔帖式请领堂印钥匙,到时即开。用寻常稿件后再用题本,用毕将堂印钥匙及印单交承笔帖式呈送。每逢监印司员届一月期满,先期呈堂派员更替。

明代以前,官员上任之时都要铸造新印,清代对此有规定,前任官交接时,必须把旧印交给继任者,非特殊情况不铸新印。

印信时间一长,难免有字迹模糊或损坏,这时就必须更换,如果印信出现字迹模糊而官员没有及时请换者,处罚俸六个月;新印到了之后,若没有按时上缴旧印,处罚俸六个月。

印信必须依例使用,在京各衙门应用堂印而误用司印,应用四印而误用堂印,及在外各官误用印信,俱罚俸三个月。

在外各衙门来往公文及呈报上司事件,需在正面钤印,其有添注及接口之处,亦俱用印钤盖。倘有遗落者,罚俸一年。

在京在外各官用印还必须登记造册,各级衙门中都有设有“号簿”,详细记载官员何时用印以及用印颗数,如果发现不及时登记或登记有误,处罚俸一年,情节严重者,则要降级革职。

以上只是清代官员行文以及用印的一些基本常识,实际上还有很多细节上的规定,在此御史就不一一细说了,如果有这方面的需求,可以在评论区留言或是私信。

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