清代上下级、平级之间如何移文,公文的种类具体又有多少?

左都御史有料 2024-03-19 06:54:47

清代各衙门的公文是一个比较复杂的系统,涉及到上行、平行、下行三种方式,其种类称谓也十分难懂。为了让广大的读者朋友对此有一个基本的认识,御史特地整理了相关的资料加以说明。

先来说下级行文上级即上行公文

下级官吏和衙门向上司和上级衙门汇报请示工作,根据事务的性质,又分为不同的形式,其中最常见的有验、详、禀、册四种。

验文,是使用最普遍的方式,主要用于各种刑事力立案,有其固定的格式,文中必须有“伏乞照验施行,须至申者”字样。这类文书的性质主要是通报上司,下级官员本身就有决定权,不需要等候上司的批复。

详文,是指下级官员没有权限处理的政务而向上级呈文的公文形式,由于需要得到上司的批复才能施行,故公文中必有“伏乞照详施行,须至详者”字样。此类属于正式公文,故要附上书册用于备案。

禀文,是指在详文中不便言明且不是正式的公文,也不需要备案。这类公文使用最广,这就好比现在打电话请示领导一样,办事也有很大的回旋余地,就算发生意外也不至于上纲上线。

册揭,是指官员考核下属官吏的考语和参评进行汇总,然后向上司汇报的公文形式。比如知府考核属下知州、知县,然后向布政使衙门汇报,所用之公文就是册揭。此类公文属于机密文件,一般都是定期汇报单线沟通。

给上司行文是下级官员日常行政工作的第一要务,如果揣摩不到位或是用词不当,就会带来十分严重的后果,所以下级官员最肯在文牍方面下苦功,这也导致了上行公文内容空洞多有虚应故事拍马逢迎之嫌。

其二是同级行文即平行公文

同级官吏以及没有隶属关系的官府衙门之间,相互通知、移送、质询等政务往来所使用的文书都属于平行公文。在不同场合和事项中,平行公文的称谓有很多种方式,但最主要的是牒、关、移、函四种。

牒的运用范围较广,实际上上行、平行、下行都能用。就平行关系而言,牒是指主要长官发给佐贰的平行公文,比如A县知县发给B县县丞就用牒,这种双方没有隶属关系的公文官方的叫法为“故牒”;反过来如果是B县县丞发给A县知县,即佐贰发给主官的公文则称“牒呈”。

关文是平行公文中最常见的,主要用于同级衙门和同级官吏之间的政务往来,其格式中须有“合行移关,照验施行,须至关者”。

移文是指平行公文的范称,所不同的是专用于不相统属的衙门,以表示尊重对方。

函属于私人信件,主要用于商讨未定之政务,或是私人关系往来。这类公文运用的也比较多,特别是同年、同乡以及临县长官。但函与私信还是不同的,必须加盖衙门公章且要登记注册以备随时查照。

同级之间行文不像上行公文那样,少了很多顾忌,但是同级之间行文也要注意格式措辞,更不能颐指气使摆出一副使唤人的姿态,而且还得照顾到官场中复杂的人际关系。

其三是上级行文下级即下行文书

上级官员或衙门对下级布置任务和发布指示的文书,其形式有宣、谕、帖、移、牌、檄、告示等,分别用于不同的等级和政务。常见的为札付、帖付、批付、告示、禁谕、悬赏通缉等。

札付是知照下属的公文,其固定格式为“某衙门为某事,准其处咨呈,前事云云。准此,拟合就行,札付某衙门该管吏,即行。”可以理解这是上级衙门下达的命令,带有强制性。

帖付主要用于催促下级衙门承办某项政务,这类公文一般措辞比较严厉,比如钱粮征收、刑名时限等。札付其实也是上级的命令,所不同的是要求在规定的时间内完成。

批付属于特事特办,大多为上司指派下级某位官吏承办一事,如递解犯人、传唤证人以及临时派遣各种差事。批付按规定是要交回的,凡办事之人完成差事后要到主官那里销批,表明上司交代的事情完成了,如果少了这个程序,就要受到处分。

告示、禁谕,是官府宣告某项政务和戒律的公文。告示是公开的,其目的就是要让百姓人人知晓。因此新官上任必出告示,表明自己的施政理念,以及禁止辖区内各种不法情事。显然,告示不仅仅局限于官场,还针对普通百姓。

禁谕的性质和告示差别不大,所不同的就是不针对百姓,而是上级官员针对下属某一个人,但内容同样也是公开的。比如下属犯了错误,上级就会对其进行教育批评,并告诫不得再犯;再如知县发布禁谕,告诫下属之书役、胥吏不得违法违纪。

关于清代公文的种类和形式,暂时就讲这么多,当然还有一些内容没有涉及,以后有机会再整理发文。

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