资料来源公众号行政人资CLUB

行政终于有高大上看板了！！！

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行政可视化报表是将行政数据以直观图表等形式展示的工具。以下是制作步骤：

一、明确目的和受众

目的：确定报表用途，如展示绩效、资源分配、工作进度或分析费用支出等，不同目的决定数据选择和展示方式。

受众：了解报表面向的人群，包括公司高层、部门主管、普通员工或外部伙伴等，他们对数据的理解能力和需求不同，影响报表的简洁度与详细程度。

二、收集整理数据

收集：确定数据来源，如办公自动化、财务、考勤等系统，也可通过问卷调查、实地盘点等方式获取。例如，制作员工考勤报表需从考勤系统导出相关数据。

清理：检查数据的准确性、一致性，去除错误、重复或不完整的数据。

分类汇总：按报表目的和数据性质进行分类汇总，可使用电子表格软件操作。如将行政费用按类别或部门汇总。

三、选择可视化工具

常用工具：

Excel：功能强大且易用，自带图表制作功能，能满足基本需求，如用柱状图比较数据大小、折线图展示趋势等。

PowerBI：微软的商业智能工具，可连接多种数据源，创建交互式报表，适合处理大量数据和高级分析。

Tableau：专业可视化工具，图表类型丰富、交互功能强，通过拖拽操作即可创建可视化报表。

Python（结合相关库）：对有编程能力的用户，Python中的Matplotlib、Seaborn和Plotly等库可实现高度定制化可视化。

四、设计报表布局与图表类型

布局原则：

简洁性：避免元素堆砌，关键信息突出，一般采用上下或左右结构。

逻辑性：按数据重要性和逻辑关系布局，如先总后分。

一致性：保持颜色、字体、图表类型等风格统一。

图表选择：

柱状图：比较不同类别数据大小。

折线图：展示数据随时间或连续变量的变化趋势。

饼图：呈现各部分占总体的比例关系。

仪表盘：集中展示关键指标。

地图：适用于与地理位置相关的数据。

箱线图：分析数据分布情况。

五、创建可视化图表

Excel：选中数据区域，点击“插入”选择图表类型，设置标题、标签等，通过“图表工具”美化图表。

PowerBI：连接数据源后，将数据字段拖到“可视化”窗格选择图表，在窗格中设置图表属性，添加筛选器和交互功能。

Tableau：连接数据源，将字段拖到工作区创建图表，通过“标记”卡设置图表属性，利用“仪表板”组合图表并添加交互操作。

六、添加数据洞察与说明

洞察：分析数据增长原因、计算有价值指标等，如行政费用增长原因及增长率。

说明：添加标题、副标题、标签、图例说明等文字内容，在关键数据点或图表旁添加注释解释特殊情况。

七、审核发布报表

审核：检查数据准确性、图表效果、逻辑关系，与原始数据核对，确保可视化效果和逻辑清晰。

发布共享：根据受众选择发布方式，如保存为电子文件发送或嵌入公司内部系统，定期更新报表并建立更新机制。