职场上的办公室主任(上):看着不怎么样,其实很怎么样

瑞芥菜树下 2024-02-23 09:19:44

公司里,不管规模大小,高低都有一位办公室主任吧。

不一定是这个略带年代感的抬头,一定有类似职责的岗位。虽然在职位描述里,很多岗位,都算做是行政管理岗。但能精准地归到既是行政岗,又是管理岗的,恐怕就只有这个办公室主任了。

顾名思义,他们最基本的职责,就是管家,做好办公室的行政和管理。

对上,可能只有一位老板,也可能有一堆老板。工作的重点,有时是足够的专注和深入,有时则是协调多方的需求。毕竟,哪一位老板,都得罪不起。面对老板或老板们,办公室主任要做好一切的准备和配合。及格线,是老板要什么,随时都能拿出来。良好线,是老板想要什么,不等开口,就能放在面前,即用即有。优秀线,是老板需要的,他自己还没想到什么,就给出了可用的选择。

一般情况下,我们总觉得事情做得越优秀越好。但放到现实的职场中,在这个位子上,或许做到及格线,真的就够了。做到良好线,需要遇上合适的老板。否则,反而会弄巧成拙。要是能做到优秀线,除非有异于常人的想法和追求,要不然,还是自己当老板吧。

对于平级的其它部门,办公室主任既要做好服务,也要做好约束。基本上,设立了这个岗位,就是要服务好大家。换句话说,就是管好办公室里每一个人的吃喝拉撒,心情好坏。是的,还得考虑打工人的情绪,不然就要影响工作积极性。哪件小事不到位,别人都可以拿来,作为投诉的理由。

但与此同时,办公室主任也不能有求必应。他们的一个重要职责,就是做规矩。哪些行,哪些不行,他们要在服务中加以约束,做出规矩。老好人,很难当好办公室主任。

规矩,是靠做出来,不是靠写出来或讲出来。是个公司,就有自己的章程。这是注册的时候,就必须提交的文件之一。很多人以为,这不过是个纸面要求而已,随便抄抄抄,应付一下就行。但芥菜树下看,章程对于公司的治理,非常重要。管理有效的地方,一定有着清晰明确的规矩。许多地方的条例和规矩,只停留在纸面之上,就是因为在操作者,没有做出规矩来。做不出来,可不就是纸面文章?

对下,办公室主任要管好自己的团队。工作任务已经够杂了,就不能再添乱。文书处理,联络办事,会务组织接待等等,都需要不同的能力。团队里谁适合做哪一块,处理哪些事务,要搞得清清楚楚。而不是等到其它部门的投诉来了,才想到找人问话。

没有团队的呢?哪怕公司再小,只有一个光杆司令的主任,也要在各项事务上,做好自我管理。而不是眉毛胡子一把抓,哪里着急去哪里。

对上对下对中间,办公室主任的工作真的不简单。

做不好,就是所有人的出气筒;做好了,就是大家的定心丸。

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